할일과 일정에 대한 단상

캘린더앱을 쓰기 어려운 이유

최근 대학생들 인터뷰에서 캘린더앱을 쓰면서 가장 불편한 점이 뭐냐는 질문에, “일정을 기록할때 끝나는 시간을 넣어야 하는 것” 라는 얘기가 있었다.

만나서 또는 과제를 시작하는데, 언제 끝날지는 모르겠다는 것이다. 그래서 캘린더앱을 쓰기 어렵단다.

세상일이 다 그렇지, 언제 시작해서 언제 끝날지 아는 일들이 세상에 얼마나 될까 싶다.

그런데, 할일과 일정의 가장 중요한 차이점은 할일에 비해 일정은 시간이 박힌다는 점인데, 일정이라는 것이 원래 그런 것이다.

세상에 시작은 있되 끝이 없는 일정은 없다. 굳이 부르자면 ‘할일’일 것이다.  아니면 요즘 캘린더앱 등에 있는 ‘하루종일’ 일정 정도일 것이다. ‘하루종일’ 일정도 그래봤자 시작과 끝이 있다.

calendar_hero

(Mac iCal)

프로젝트 관리할때 처음 하는 일중 하나는 할일을 정리하고, 그것에 대한 기간 등을 정하고 , 그런 다음에 실제 날짜를 박는 것이다. PMP 책에 보니,  날짜를 넣으면서 할 수도 있지만, 보통은 무엇을 할지는 보고 그런 다음에 언제할지를 하는 것이 좋다고 한다. 

캘린더앱이나 프로젝트 관리툴은 어떤 일을 도와주는 것이지, 소프트웨어가 먼저가 아니다. 물론 도구라는 것은 도구 때문에 사람들의 행동이 바뀔 수도 있지만, 일반적으로 도구는 사람들이 하는 일을 도와주는 것이니 사람들의 생활양식이나 일 또는 목적이  먼저 있기 마련이다.

물론 내가 새로운 생각을 못하는 것일 수도 있다.

여기서 얘기하고 싶은 것은,  캘린더앱이라는 도구가 먼저가 아니라 일이나 생활양식이 먼저라는 것이다.

일정에 넣어야 할일을 한다 

GTD(Get Things Done) 쪽도 보면, 프로젝트 관리와는 기본은 비슷하지만 목적이나 규모나 관리 자체가 조금 다른 양상을 보이지만, 비슷한 것들 중의 하나는 할일에 대한 세부 속성이다.

할일을 Inbox 에 넣었다가 해결하는 그런 내용 말고, 할일 속성에 이 할일이 10분짜리인지, 1시간 짜리인지 정하는 부분이 있다. 결국 프로젝트 관리 처럼 이 할일에 대해 더 생각하게 한다.  추가로 이 할일이 어떤 정황인지 넣은 것도 있다.  직장에서할지, 집에서할지, 출근 지하철에서 할지 등등.   더 세부적으로는 이게 전화인지, 이메일 답장인지 넣을 수도 있다.

things feature-workflow

구체적으로 세부 항목을 넣으면 넣을 수록 할일을 관리하는 자체가 할일이 되어 버리지만, 일들에 따라서 어떤 장소에서 할지, 얼마나 걸릴지를 예상해 놓는 것이  좋은 것 같다.

그럼, 캘린더의 일정을 보고, 이건 이시간에 할 수 있는지 빈 시간이나 할 수 있는 시간을 찾을 수 있고,  할일에 시간이 박히면 일정이 되는데, 그럼 그냥 할일로 두는 것 보다 그 일을 할 수 있게되는 경우가 그냥 할일로 두는 것 보다 훨신 더 많은 것 같다.  이게 사전결정의 효과라고 하는 모양이다.

할일과 일정

최근에 나온 할일이나 캘린더 아이폰앱중에서 TimeFul 이란 앱이 있는데, 이건 할일과 일정을 한 앱에서 다를 수 있게 한다.  문제를 해결하고자 하는 것이 바로 할일과 일정 같고, 이를 하기 위한 방법이 할일을 일정 속에 넣을 수 있게 해주고, 기술적으로는 머신러닝 같은 것을 통해서 어떤 할일을 할 수 있는 시간을 찾아주는 것 같다. 

Timeful

 

GTD앱들 처럼 Inbox 는 없지만, 카테고리별 할일을 기록하고, 이걸 언제할지 대충 결정하고, 얼마나 걸릴지 대충 결정해 놓고, 언제 시간이 생산성이 좋은지 등등의 옵션을 설정하면,   어떤 시간에 이 할일을 하라고 추천한다.  하루종일 일정 처럼 화면 상단에 할일이 보이는데, 이걸 끌어내서 이때 하면 좋겠다고 일정에 넣을 수도 있다.

할일은 해야할 일이고, 캘린더를 내 타임라인속에서 뭔가를 하는 실제로 통제하는 것이라서,  나는 Things 와 iCal 을 사용하는데, 할일을 언제할지 캘린더에 일정을 다시 만드는 경우가 많다. 그래서 그런지 Timeful 이 좋아보였다.

할일 측면에서 Habits 를 따로 둔것도 좋은 것 같다.

timeful_habits

다만 최소한 Things 정도의 할일 관리 기능만 더 추가해주면 Timeful 만 쓸것 같은데, 아직 간단한 할일 앱 정도인 Things 도 내가 원하는 것들이 많아서 timeful 로 옮기지는 못할 것 같다.  Habits 에 운동과 독서 등 몇가지 할일은 넣어서 같이 쓰고 있다.

 Omnifocus 2에 주간 달력이 보였을때, 할일과 캘린더가 합해지는 것으로 생각했는데 그게 아니어서 옴니포커스로 가지는 않았다. 위치별 할일도 좋고, 서브태스크도 되고.. 옴니포커스도  프로젝트 관리툴 대신 맥에서 2년 정도 썼었는데,  지금은 그정도로 일을 관리하는 것은 아니어서 Things 정도면 어떻게든 해볼 수는 있기도 하다.  

omnifocus2

(Omnifocus 2 for iPhone)

캘린더로 iCal 디비를 쓰면 캘린더앱 만드는 것이 그리 어렵지 않으니 Things 에서 하면 좋을 텐데, 사이트를 아무리 뒤져서 그런 얘기는 없다.  그냥 자기 컨셉으로 가는 모양이다.

http://www.timeful.com/blog  에 시간관리나 할일 관리에 대한 글들이 올라오는데 내용이 괜찮은 것 같다. 이렇게 기능 소프트웨어는 기능이 먼저가 아니라 사람의 일이나 생활양식이 우선이므로, 도구가 그걸 잘 하게 하려면 블로그 포스팅 같은 것을 통해서 소프트웨어에 앞서 그 방식에 대한 교육도 병행되어야 한다.

GTD 앱이  먼저가 아니라 GTD를 알고 어떻게 하는지가 먼저인 것 처럼 말이다.

두서없이 할일과 일정에 대해 이런 저런 생각을  해보았다.

 

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